Így tervezz hatékonyan!

Talán nincs is annál rosszabb, amikor úgy fekszem le esténként, hogy azt érzem, ez a nap is a kutyáké lett, semmi sem sikerült úgy, ahogyan szerettem volna, bár végig rohantam
kapkodtam, közben pedig mintha semmi nem haladt volna körülöttem. Vagy a lakás szalad, vagy a munka maradt el, vagy a gyerek leckéje nincs kész. Tudom ezzel nem vagyok egyedül, rengeteg sorstársam vív szélmalomharcot az idővel a mindennapokban, ami rendkívül kimerítő, idegölő, beárnyékolja az életünket, folyamatosan stressz alatt tartja az ember lányát (vagy fiát).

Manapság annyi feladatot kell már ellátnunk, annyi emberrel kell beszélnünk, annyi helyre
kell mennünk, szinte állandóan azt érezzük, hogy csak loholunk saját magunk után.
Nyomaszt, hogy állandóan lemaradásban vagyunk, sosem érjük utol magunkat, és már alig
várjuk a hétvégét, amikor végre rendezhetjük a sorokat. Végül mikor vasárnap este letesszük a lantot, jó esetben ledolgoztunk némi lemaradást, rend van, akkor arra eszmélünk, hogy már megint könyörtelenül itt kopogtat a hétfő a küszöbön.

A „legszebb” az egészben, hogy mindez egy öngerjesztő folyamat: ahogyan egyre jobban
elveszünk a feladatok tengerében, egyre nő a nyomás, egyre fogy az energiánk és a
koncentrációs képességünk, ami végül egyenes út ahhoz, hogy egyre kevesebbet bírunk
elvégezni, átlátni…végül a kígyó a saját farkába harap.

Szerencsére van megoldás persze és amennyire kézenfekvő, annyira paradox, de
tudományosan igazolt, hogy működik:
1. lépés: Állj meg, lassíts le, engedd el a feladatokat, tisztítsd ki az elmédet!
2. lépés: Tervezz!

A legegyszerűbb tervezési módszer is többszörösére képes növelni a hatékonyságunkat.
Ha csak írunk egy cetlit a teendőkkel, már tehermentesítettük az agyunkat, és így
képessé válik valódi munkára ahelyett hogy azt számolgatná, mivel nem haladtunk még.
Rendkívül nyugtatólag hat elménkre a puszta tudat, hogy van egy tervünk amivel
haladunk, ezáltal pedig kézben tartjuk az életünket.

Hogy lehet az, hogy másoknak minden megy? Egyes emberek képesek a világ legnagyobb
vállalatait irányítani, eközben gyereket nevelnek, sikeresek a sportokban, és még a hobbijukra is van idejük úgy, hogy nekik is 24 óra egy nap. A magunkfajta meg csak sóhajtozva irigykedik: Hogy csinálják?

Úgy, hogy terveznek. Kizárólag előre átgondolt terv alapján menedzselik a napjaikat. És
ennek mindjárt két oka is van:

  • Ha előre átgondolod, hogy mit és hogyan érdemes csinálni, biztosan jobb döntést
    hozol, mintha menet közben, random találnád ki, merre mennyi még a hány méter. Ez
    100%, tudományos tény.
  • Ha rohansz, fáradt, ideges vagy, sebtiben reagálsz a dolgokra, egészen biztos, hogy sokkal rosszabb döntéseket hozol annál, aki nyugalomban, higgadtan, átgondoltan dönt. Aki kapkod előbb utóbb lever valamit. Na ez meg egy másik tény.

A sikeres, kiegyensúlyozott, eredményes, hatékony mindennapok titka csupán a tervezés. Ez az, amit minden embernek el kellene sajátítania, a magunkfajtának meg főképp. Ki kell
alakítani egy saját módszert, senki ismétlem senki sem született időzsonglőr. Ehhez mi össze is szedtük a legfontosabb pontokat, melyeket nálunk okosabbak javasolnak, és amelyekkel már el lehet indulni. Kipróbáltuk, működnek!

Így oszthatod be jobban az idődet!

1. Találd meg a saját módszeredet: Mielőtt bármihez kezdenél, első körben találd meg
az utadat a tervezéshez. Bár nagyon vonzó átvenni valakinek a kész ötleteit, mégis azt
ajánlom, hogy adj magadnak időt, legyél rugalmas, és alakítsd ki azt a megoldást, ami
a legjobban működik neked. Mert az lesz a legjobb. Csak hagyj rá időt, hogy
kikristályosodjon mi áll hozzád közelebb! ��

2. Vértezetben indulj csatába! A tervezéshez kell egy kis idő, egy kis nyugalom.
Szerencsére elképesztően gyorsan megy főleg ha belejössz. De semmiképp ne érjen
úgy a hétfő, hogy azt sem tudod mi történik! Vasárnap tervezd meg előre a hetedet,
hétvégén gyűjtsd össze minden feladatodat és írd fel őket! Nagyon fontos, hogy fel
legyen írva, hogy hét közben már csak követni kelljen azokat. Egy biztonsági háló lesz
amibe kapaszkodhatsz a hét folyamán.

3. Sorrend és időzítés! Először írd be minden napra azokat a kötelező pontokat, amiket
nem lehet elmulasztani. Pl. elvinni a gyerekeket az iskolába, vagy bemenni a munkahelyre. Ezt követően oszd el azokat a feladatokat, amik fontosak, amiket mindenképpen el akarsz végezni és rendelj hozzájuk egy időpontot. Tudd, hogy az időpont csak segít. Ne stresszelj rajta, ha csúszik, ne feledd, a terved csak kapaszkodó, nem egy őrmester akinek jelentened kell.

Az időpontokhoz egy tipp: az emberek gyakran túlbecsülik azt, ami egy nap alatt el
lehet végezni, de alábecsülik azt, ami egy év alatt megtehetnének. Szóval, légy reális.
De újra szeretném jelezni, hogy adj időt magadnak. Ahogy egyre gyakorlottabb leszel
a tervezésben, egyre jobban meg tudod becsülni, hogy mihez, mennyi időre van
szükséged.

4. Kávé, péksüti, teendőlista! Legyen ez a reggeli rutinod! Nézd át, hogy mit kell
csinálnod. Ez magabiztosságot fog adni, hogy tudod, hogy mit kell tenned, nem érhet
semmi váratlanul, te irányítod a menetrendet. Légy mindig rugalmas. Ha reggel úgy
érzed, hogy korrigálni kell a tervet, akkor tégy úgy, bátran variálj rajta, alkalmazkodj.
A tervezet arra való hogy eltérjünk tőle, csak egy mankó, amire támaszkodhatsz, és
nem egy drótkötél, ami végigrángat a napodon.

5. Pipáld ki ha kész! Ez a rész a kedvencünk. Hihetetlenül motiválttá tud tenni az,
ahogyan látom, hogy fogynak a teendők a listámon. Azért fontos, hogy ezt írásban
tedd meg, kézzel tegyél egy pipát a feladat mellé, mert maga a látvány fog erőt és
elégedettséget adni, amikor látod, hogy mennyi feladatot elvégeztél már. Egy kis
csalás: én képes vagyok az apró dolgokat is ráírni a listára, vagy olyasmit ami tudom
hogy 5 perc múlva kész lesz csak azért, hogy végtelen élvezettel tegyem mellé a pipát.
Csodás érzés!

6. Összpontosíts! A mai világban a hatékonyság legnagyobb gyilkosa a
dekoncentráltság, ezer folyamat fut egyszerre a fejünkben. Amikor percenként ránézek
a telefonra, megpörgetem az Instagramot, a Facebookot, válaszolok az üzenetekre,
elolvasom az e-maileket, aztán elfelejtem megválaszolni őket, végül meg már azt se
tudom merrefelé vagyok arccal és mibe is akartam belekezdeni. Ismerős? Ez egyrészt
időrabló, órák is elmennek vele egy nap, másrészt az elménk nagyon gyorsan észlelni
fogja, hogy szétszórtak vagyunk, ezáltal máris megteremti a hatékonytalanság érzését, küzdeni kezd ellene és a végén a fókusz ide-oda helyezgetésére megy el az összes energiád.

Tippünk a fókuszáláshoz: A Pomodoro-módszer. Egyszerű mint a faék, íme: 25 perc
fókuszált figyelem, 5 perc szünet. Semmivel nem tudtunk annyira hatékonyak lenni,
mint ezzel a módszerrel, emberek milliói használják világszerte. Érzésre olyan heti 10-
12 óra időt nyerhetünk vele. A lényeg, hogy a fókuszidőben tényleg semmi mással
nem foglalkozhatsz, csak a kijelölt feladattal: munka, takarítás, edzés, bármi lehet, de
ne ugrálj ki-be egy feladatból, csak azzal az egyel foglalkozz amire rászántad a 25
percet. Használd a telefont, állítsd be időzítőt, esetleg nézd meg az okosórádat, mert
már az olcsóbb modellekben is van ilyen funkció, lehet, hogy a tiédben is ott bújkál.

Fun fact: A pomodoro szó jelentése „paradicsom” olaszul, a kis paradicsom alakú
konyhai időmérő óráról kapta a nevét a módszer. Találd meg a Te „paradicsomodat” és
menni fog az összpontosítás! 🙂

7. Nézd át mire jutottál! Havonta egyszer vedd át magadban mit értél el, ahogy a
vezetésoktatóm mondta parkolásnál: Akkor most szállj ki és nézd meg mit csináltál!
Nézd át a korábbi feladatokat, nézd meg, hogy mi az, ami felesleges, amit simán el
kéne hagyni, amit máshogyan kéne csoportosítani, amire több vagy kevesebb idő kell,
amit át lehetne adni másnak. Havi egy vasárnapon ne csak a jövő hetedet tervezd meg,
hanem erre is szentelj öt percet. Amellett, hogy javítja a hatékonyságodat, őrülten jó
érzés lesz áttekinteni, mi mindent vittél véghez egy hónap alatt!

8. Írd le kézzel fix helyre! Mi már nagyon sok mindent kipróbáltunk, ki-ki amire
gondolt. Felszántottuk a mobilos applikációkat, sajtcetliztünk, vekkeróráztunk,
fizettünk már évi 120.000 Ft-ot a legjobb tervező szoftverekre, de semmi sem tudott
úgy működni, mint a hagyományos papír alapú határidő napló. Ennek szerintem az
oka a következő: a digitális dolgok alapvetően azzal a szándékkal születtek, hogy időt
nyerjenek nekünk, hogy mi addig mással tudjunk foglalkozni, gyorsabban tudjuk tenni
a dolgainkat, más szóval a kütyük átveszik tőlünk annak a terhét, hogy agyalni kelljen
az időbeosztáson, észben tartani a feladatainkat.

Ez bár elsőre jól hangzik, de pontosan ez a melegágya annak a stresszes, rohanó,
idegőrlő világnak, amiben élünk. Békésen ülsz kávézol és egyszer csak puff csipog az
emlékeztető, egy feladatról, amit a memóriád (a rövid és hosszú távú is) abban a
pillanatban kidobott mikor bepötyögted a telefonba. Kezdődik is a rohanás, mert totál
elfelejtetted ezt a határidőt. Végén is, az életünket megkönnyíteni hivatott kütyük
kergetnek bele az idegbajba.

A papíralapú napló lényegében egy szemléletmód, ami jelképessé és gyakorlattá teszi
a lelassulást, hiszen ez a hatékony mindennapok titka. Állj meg, ürítsd ki a fejedet,
gondold át, hogy hogyan lehetnek eredményesek a napjaid, írd le és már mehetsz is a
dolgodra. Leírni tovább tart, és az agyadnak több ideje van bevésni, nagyon régi tétel a
tanulástechnikában, hogy amit leírsz, az rögzül a fejedben. Különösen, hogy az
egyforma fekete mobilnaptáras betűk helyett módod van különféle színeket,
betűtípusokat, matricákat, szövegkiemelőket használni, egyszóval önkéntelenül is
rangsorolod a feladataidat azzal, hogy mennyi időt szánsz a naplóban rögzítésükre.
Egy jó határidőnapló így maga lehet a kikapcsolódás, egy kis én-idő, ami feltölt és
közben időt is nyer Neked, és ami végül elégedetté fog téged tenni a mindennapokban.
A naplózás megmozgatja agyunk kreatív felét, aminek köszönhetően sokkal jobb
megoldásokat találunk, jobb ötleteket kapunk, ráadásul egy nagyon jó mentális lazítás,
lelki feltöltődés. Lényegében meditatív állapotban vagyunk akkor, amikor írunk,
rajzolunk, alkotó munkát végzünk.

+1 tipp: Ó igen az én-idő…Tegyél bele a napodba 15 perc énidőt, mindig! Amikor csak
leülsz egy kávé vagy tea mellé, és kikapcsolod az agyadat, nem nyomkodod a
telefonodat, nem csinálsz semmit amire koncentrálnod kell. Elképesztő módon tudja
regenerálni az agyat és nap közben kapsz egy extra töltést, amivel hatékonyabbá fogsz
válni.

Ne félj belekezdeni a tervezésbe! Itt a nyár, ami remek időpont ahhoz hogy kipróbáld
magad a műfajban. Készítettünk egy nyaralástervezőt, teszteld ezen a fenti elméletet.
Idén hátha nem a tengerparton fog kiderülni hogy az összes törölköző otthon maradt a
mosógépben 🙂 Töltsd le, és vágj bele! Meglátod, hamar beleszeretsz a tervezők
életmódjába!

Letöltöm a tervezőt

Oszd meg másokkal is:

Vélemény, hozzászólás?

További bejegyzések

Legyen neked is egyedi DIYariumod!

  • DIYarium Floral

    8 990 Ft
    Kosárba teszem
  • DIYarium Aquarell

    8 990 Ft
    Kosárba teszem
  • DIYarium Sweety Dreams

    8 990 Ft
    Kosárba teszem
  • DIYarium Mandala Heaven

    8 990 Ft
    Kosárba teszem
  • DIYarium Slow Edition

    8 990 Ft
    Kosárba teszem